Quelles sont les missions de l’administration du personnel ?

Le responsable de l’administration du personnel comme son appellation l’indique est en charge de la gestion administrative des salariés, de la gestion des temps de travail, mais également du suivi des employés d’une entreprise. Mais outre la gestion, il peut également assurer un rôle de coordinateur et de conseiller RH.

La gestion des salariés et leur suivi

Les missions d’un responsable de l’administration du personnel sont multiples. La première est certainement d’assurer la gestion des salariés. Cette tâche implique de nombreuses missions pouvant varier selon les besoins de l’entreprise :

– Assure le suivi de la gestion des temps et de l’activité de chaque salarié : absentéisme, congé, maladie, etc.

– Veille au respect du règlement interne et du Code du travail : heures de travail, conditions de travail, tenue vestimentaire…

– Applique la convention collective et les accords d’entreprise

– Établis les documents administratifs règlementaires et les maintiens à jour : contrat, solde de tout compte, avenant…

Étant donné qu’il prend en charge toutes les démarches administratives, le professionnel devra également assurer les relations avec les différents organismes sociaux (URSSAF, mutuelle, caisse d’assurance maladie ou retraite, etc.).

La veille sur l’actualité sociale

Parmi les missions d’un responsable de l’administration du personnel, on peut également citer la veille sur l’actualité sociale de l’entreprise, c’est-à-dire veiller au respect des obligations légales en lien avec la gestion des salariés et de la paie.

Il devra être attentif aux éventuelles mutations pouvant touchant l’entreprise et son environnement (fusion, situation du marché, situation économique…) puis mettre en place une stratégie efficace visant à adapter le personnel à ces changements. Pour motiver les troupes, il peut aussi mettre en place des procédures visant à motiver les salariés : système collectif de rémunération variable, utilisation des véhicules, règles d’éthique, notes de frais…

Le conseil et le reporting RH

Étant donné que le rôle d’un responsable de l’administration du personnel s’apparente à celui d’un responsable des ressources humaines, ce premier peut alors s’occuper des certaines missions assurées par ce dernier comme le dialogue permanent avec les employés et les représentants du personnel, le conseil aux managers (sanction disciplinaire ou gestion des DP) ainsi qu’aux dirigeants (obligations légales, ajustement à une nouvelle règlementation…).

Puisqu’il recueille les données sociales de chaque salarié, l’administrateur devra faire remonter ces dernières au niveau du siège ou du comité de direction afin de les tenir informés sur l’activité des employés. Il peut éventuellement analyser les données et établir un bilan social pour l’entreprise, mais cette tâche n’est pas toujours réalisée au quotidien.