Un logiciel erp (entreprise ressources planning en anglais) est une solution de gestion utilisée par les dirigeants d’une société. Son utilisation offre de nombreux avantages : centralisation base de données, plateforme unique pour toutes les équipes, gain de temps et de productivité. Notez toutefois qu'afin de garantir les performances de votre erp, plusieurs étapes sont à suivre notamment pour réussir la la mise en place.
La phase d’étude pour orienter les choix
Bien souvent négligée, l’étude de projet est pourtant une étape indispensable avant la mise en place d’un logiciel ERP. Elle consiste généralement à faire un état des lieux pour identifier le futur usage du programme et les tâches à effectuer. Bien entendu, vous devrez également faire un constat des postes en baisse de productivité et des fonctionnalités nécessaires pour un logiciel adapté à votre secteur d’activité.
Puisque cette étape n’est pas toujours simple, l’idéal serait de nommer 2 ou 3 collaborateurs assurant le rôle de référent. Ils seront les garants de la réussite de votre projet. Pensez également à définir un cahier des charges qui liste vos besoins, vos exigences et vos objectifs. Tous ces éléments vous aideront à sélectionner le programme adapté et orienteront les solutions proposées par votre fournisseur.
Une fois le projet défini, vous devrez choisir un éditeur. Avant de l’engager, vérifiez sa santé financière, ses références, la technologie utilisée et surtout sa capacité à piloter des projets stratégiques. Pour simplifier votre décision, consultez des sites spécialisés comme archipelia.com.
Vous devrez par la suite trouver le mode de déploiement du support afin que vos équipes puissent y avoir accès à tout moment : on-premise (installation au sein de l’entreprise), cloud privé (serveurs propres), cloud public (hébergement mutualisé sur serveurs tiers) et cloud hybride (à la fois public et privé).
La phase de déploiement : en quoi cela consiste ?
Une fois que vous avez arrêté votre choix et signé un contrat avec votre intégrateur, les étapes de mise en place d’un erp devront passer par le déploiement. Cette phase correspond à la mise en production de votre logiciel et surtout son installation. Viennent ensuite le paramétrage du programme et la mise à jour de l’infrastructure (hébergement données, réévaluation parc, etc.) au sein de votre système afin que le logiciel assure les missions assignées. Si votre erp intègre des options de mobilité (applications ou autres), il faudra équiper les collaborateurs de supports mobiles.
Votre éditeur va par la suite réaliser une mise à disposition de tous les outils puis effectuer les tests sur les fonctionnalités personnalisées. Après le déploiement, pensez également à récolter les retours des utilisateurs en vue de détecter les éventuelles erreurs pour ensuite les corriger. Le logiciel doit à présent être accessible à tous vos employés depuis n’importe quel terminal connecté.
La phase d’exploitation
Après l’installation, le logiciel erp ne reste pas figé. En effet, il devra continuer à évoluer en fonction de vos besoins. Dans ce cas, vous devrez envisager des séances de formation destinées aux utilisateurs. Généralement assurée par l’éditeur, cette formation s’avère indispensable pour que l’outil soit bien assimilé en interne et exploité correctement.
La plupart du temps, une solution ERP a une durée de vie de 10 ans, par conséquent, vous devrez ajouter des fonctionnalités ou en retirer certaines afin d’optimiser ses performances. Pour que le logiciel puisse évoluer en fonction de son utilisation, il devra intégrer les nouvelles technologies : outils collaboratifs, mobilité, etc.
Dans la mesure où les options garantissent les performances du logiciel, il devient indispensable d’ajouter des mises à jour correctives régulièrement. Cette tâche revient généralement à votre éditeur, mais il peut arriver que le service ne soit pas inclus dans le forfait de base. Pensez donc à vous renseigner sur le sujet avant de choisir votre intégrateur puisque ces mises à jour vous permettent d’accéder à de nouvelles fonctionnalités. Après quelques mois d’utilisation, une phase d’évaluation de la solution sera nécessaire pour déterminer si les objectifs fixés durant l’étude du projet sont atteints ou non.